Apa itu Memorandum?

Memorandum (terkadang disingkat memo) adalah dokumen singkat yang digunakan untuk mengkomunikasikan informasi dalam suatu organisasi. Memorandum sering digunakan untuk komunikasi internal dan dapat didistribusikan melalui email, melalui intranet perusahaan atau dicetak dan dibagikan dalam rapat.
Apa tujuan dari sebuah memorandum?
Tujuan dari sebuah memorandum adalah untuk memberikan catatan tertulis yang ringkas mengenai informasi penting, seperti kebijakan, keputusan, atau tindakan yang perlu diambil. Memorandum dapat digunakan untuk mengkomunikasikan inisiatif baru, perubahan prosedur, atau pembaruan pada proyek yang sedang berjalan. Mereka sering digunakan untuk mendokumentasikan pertemuan, diskusi, atau kesepakatan antara individu atau kelompok.
Apa yang harus dimasukkan dalam sebuah memorandum?
Sebuah memorandum harus mencakup elemen-elemen berikut:
Tanggal: Tanggal penulisan memorandum.
Subjek: Ringkasan singkat tentang tujuannya memo.
Pendahuluan: Tinjauan singkat tentang isu atau topik yang dibahas.
Isi: Poin-poin utama atau informasi yang dikomunikasikan.
Kesimpulan: Ringkasan poin-poin penting dan langkah atau tindakan selanjutnya.
Penutup: Informasi kontak untuk pengirim dan ada perincian lain yang relevan.
Apa saja kiat-kiat dalam menulis memorandum?
Berikut adalah beberapa kiat untuk menulis sebuah memorandum:
Buatlah ringkas: Memoranda harus singkat dan langsung pada sasaran, hindari detail yang tidak diperlukan atau penjelasan yang panjang lebar.
Gunakan bahasa yang jelas: Gunakan bahasa yang sederhana, bahasa yang lugas dan mudah dipahami.
Bersikaplah langsung: Nyatakan tujuan memo dengan jelas dan langsung di bagian pendahuluan.
Susunlah informasi secara logis: Pecahkan informasi yang kompleks menjadi bagian-bagian yang lebih kecil atau poin-poin agar lebih mudah dibaca dan dipahami.
Koreksi dengan cermat : Pastikan untuk mengoreksi kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca pada memo Anda sebelum mendistribusikannya.
Gunakan nada yang sesuai: Gunakan nada profesional yang penuh hormat dan sopan, namun juga ringkas dan lugas.
Apa saja jenis memorandum yang umum?
Ada beberapa jenis memorandum umum yang digunakan dalam bisnis dan organisasi lain, termasuk:
Memorandum of Understanding (MOU): Dokumen yang menguraikan ketentuan perjanjian antara dua pihak atau lebih.
Memorandum of agreement (MOA): Dokumen yang menguraikan ketentuan suatu perjanjian formal antara dua pihak atau lebih.
Memorandum of Intent (MOI): Sebuah dokumen yang mengungkapkan niat untuk mengambil tindakan tertentu atau melakukan tindakan tertentu.
Memorandum of Decision (MOD): Sebuah dokumen yang menguraikan keputusan yang dibuat selama pertemuan atau diskusi.
Memorandum kebijakan (MOP): Sebuah dokumen yang menguraikan kebijakan dan prosedur suatu organisasi.