Apakah Memorandum?

Memorandum (kadang-kadang disingkatkan kepada memo) ialah dokumen ringkas yang digunakan untuk menyampaikan maklumat dalam organisasi. Memorandum sering digunakan untuk komunikasi dalaman dan boleh diedarkan melalui e-mel, melalui intranet syarikat atau dicetak dan diedarkan dalam mesyuarat.
Apakah tujuan memorandum?
Tujuan memorandum adalah untuk menyediakan rekod bertulis maklumat penting yang ringkas, seperti dasar, keputusan, atau tindakan yang perlu diambil. Memorandum boleh digunakan untuk menyampaikan inisiatif baharu, perubahan dalam prosedur atau kemas kini mengenai projek yang sedang berjalan. Ia sering digunakan untuk mendokumentasikan mesyuarat, perbincangan, atau perjanjian antara individu atau kumpulan.
Apakah yang perlu dimasukkan dalam memorandum?
Memorandum harus mengandungi unsur-unsur berikut:
Tarikh: Tarikh memo itu ditulis.
Subjek: Ringkasan ringkas tentang tujuan memo.
Pengenalan: Gambaran keseluruhan ringkas tentang isu atau topik yang sedang ditangani.
Badan: Perkara utama atau maklumat yang disampaikan.
Kesimpulan: Ringkasan perkara utama dan sebarang langkah atau tindakan seterusnya.
Penutup: Maklumat hubungan untuk pengirim dan sebarang butiran lain yang berkaitan.
Apakah beberapa petua untuk menulis memorandum?
Berikut adalah beberapa petua untuk menulis memorandum:
Pastikan ia ringkas: Memorandum hendaklah ringkas dan pada intinya, mengelakkan perincian yang tidak perlu atau penjelasan panjang lebar.
Gunakan bahasa yang jelas: Gunakan mudah, bahasa lugas yang mudah difahami.
Bersikap langsung: Nyatakan tujuan memo dengan jelas dan terus dalam pengenalan.
Susun maklumat secara logik: Pecahkan maklumat yang kompleks kepada bahagian yang lebih kecil atau titik peluru untuk memudahkan membaca dan memahami.
Teliti dengan teliti : Pastikan anda membaca pruf memo anda untuk kesilapan ejaan, tatabahasa dan tanda baca sebelum mengedarkannya.
Gunakan nada yang sesuai: Gunakan nada profesional yang hormat dan sopan, tetapi juga ringkas dan langsung.
Apakah beberapa jenis memorandum yang biasa?
Terdapat beberapa jenis memorandum biasa yang digunakan dalam perniagaan dan organisasi lain, termasuk:
Memorandum persefahaman (MOU): Dokumen yang menggariskan syarat perjanjian antara dua atau lebih pihak.
Memorandum perjanjian (MOA): Dokumen yang menggariskan syarat sesuatu perjanjian rasmi antara dua pihak atau lebih.
Memorandum of intent (MOI): Dokumen yang menyatakan hasrat untuk mengambil tindakan tertentu atau meneruskan tindakan tertentu.
Memorandum of decision (MOD): Dokumen yang menggariskan keputusan yang dibuat semasa mesyuarat atau perbincangan.
Memorandum dasar (MOP): Dokumen yang menggariskan dasar dan prosedur sesebuah organisasi.