Hyvin määritellyn työn merkityksen ymmärtäminen projektinhallinnassa

Scopes (lyhenne sanoista Scope of Work) on asiakirja, jossa esitetään projektin erityistehtävät, suoritteet ja aikataulut. Se antaa selkeän käsityksen siitä, mitä työtä on tehtävä, kenen toimesta ja milloin se on tehtävä. Työn laajuutta kehitetään tyypillisesti projektin suunnitteluvaiheessa ja sitä käytetään referenssinä koko projektin elinkaaren ajan.

2. Mitä hyötyä on tarkkaan määritellystä laajuudesta?

Tyllä määritellyllä työn laajuudella voi olla useita etuja hankkeelle, mukaan lukien:

* Määrittää selkeästi projektin tavoitteet ja suoritukset
* Auttaa määrittämään selkeän projektin aikataulun ja virstanpylväät
* Tarjoaa perustan projektin resurssien ja budjetin arvioimiselle* Auttaa varmistamaan, että kaikki sidosryhmät ovat sopusoinnussa projektin tavoitteiden ja odotusten kanssa
* Vähentää laajuuden ja projektivaatimusten muutosten riskiä
* Tarjoaa vertailukohdan edistymisen seurantaan ja tarvittavien säätöjen tekemiseen

3. Mitä soveltamisala-asiakirjaan tulisi sisällyttää?

A-työasiakirjan tulee sisältää seuraavat osat:

1. Hankkeen tavoitteet ja tavoitteet
2. Luettelo suorituksista ja niiden kuvauksista
3. Aikajana ja virstanpylväät
4. Resurssien kohdentaminen (henkilöstö ja materiaalit)
5. Budjetti- ja rahoitustiedot
6. Riskinarviointi- ja lieventämisstrategiat7. Hyväksymiskriteerit ja laatustandardit
8. Viestintäsuunnitelma ja sidosryhmäluettelo
9. Muutoksenhallintaprosessi
10. Muut hankekohtaiset tiedot4. Miten varmistat, että Scopes-asiakirja on tarkka ja ajan tasalla?

Työasiakirjan oikeellisuuden ja ajantasaisuuden varmistamiseksi se tulee tarkistaa ja päivittää säännöllisesti koko projektin elinkaaren ajan. Tähän voi kuulua:

* laajuusselvityksen säännöllinen tarkistaminen ja tarkistaminen heijastaakseen muutoksia projektin tavoitteissa tai vaatimuksissa
* Varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat tietoisia työn laajuudesta ja ovat siitä samaa mieltä.* Suoritteiden, aikataulun ja resurssien kohdistamisen päivittäminen tarpeen mukaan
* Edistymisen seuranta työn laajuuteen nähden ja säätöjen tekeminen tarpeen mukaan.
* Työn laajuuden muutosten dokumentointi ja hyväksynnän saaminen kaikilta sidosryhmiltä ennen muutosten toteuttamista.

5. Mitä eroa on työn laajuuden ja työnjakorakenteen (WBS) välillä?

A Työalue (SoW) ja Work Breakdown Structure (WBS) ovat molemmat tärkeitä työkaluja projektien hallinnassa, mutta ne palvelevat eri tarkoituksia.

* A Scope of Work -asiakirja hahmottelee projektin erityistehtävät, suoritteet ja aikataulut. Se antaa selkeän käsityksen siitä, mitä työtä on tehtävä, kenen toimesta ja milloin se on saatettava päätökseen.
* Työn jakautumisrakenne on projektin hierarkkinen jakautuminen pienempiin, paremmin hallittaviin osiin. Se auttaa tunnistamaan kaikki projektin suorittamiseen vaadittavat tehtävät ja toiminnot sekä niiden riippuvuudet ja suhteet.

Yhteenvetona voidaan todeta, että työn laajuus määrittelee, mitä on tehtävä, kun taas työnjakorakenne näyttää, kuinka se tehdään. Molemmat ovat välttämättömiä tehokkaan projektinhallinnan kannalta, ja niitä tulisi käyttää yhdessä varmistamaan, että projekti saadaan päätökseen onnistuneesti.