Hiểu sự không phù hợp trong quản lý chất lượng: Định nghĩa, ví dụ và hành động khắc phục

Sự không phù hợp đề cập đến điều gì đó không đáp ứng hoặc không phù hợp với một tiêu chuẩn, yêu cầu hoặc mong đợi cụ thể. Trong bối cảnh quản lý chất lượng và ISO 9001, sự không phù hợp đề cập đến bất kỳ sai lệch nào so với các yêu cầu của tiêu chuẩn, bao gồm các chính sách, thủ tục và thông số kỹ thuật của chính tổ chức.

Các sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ không phù hợp có thể được xác định thông qua nhiều phương tiện khác nhau, chẳng hạn như khách hàng khiếu nại, kiểm toán nội bộ hoặc kết quả kiểm tra, thanh tra. Sau khi được xác định, sự không phù hợp phải được điều tra, khắc phục và thực hiện các hành động phòng ngừa để ngăn chặn các vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.

Ví dụ về sự không phù hợp bao gồm:

1. Sản phẩm hoặc dịch vụ bị lỗi không đáp ứng yêu cầu hoặc thông số kỹ thuật của khách hàng.
2. Các quy trình hoặc thủ tục không nhất quán dẫn đến sự thay đổi hoặc sai sót.
3. Không đáp ứng các yêu cầu quy định hoặc pháp lý.
4. Đào tạo hoặc trình độ nhân sự không đầy đủ.
5. Không đủ tài liệu hoặc hồ sơ.
6. Giao tiếp hoặc cộng tác kém giữa các thành viên trong nhóm hoặc các phòng ban.
7. Kiểm soát hoặc kiểm tra chất lượng không đầy đủ.
8. Điều kiện làm việc không an toàn hoặc các mối nguy hiểm có thể gây hại cho nhân viên hoặc khách hàng.

Việc giải quyết những điểm không phù hợp là rất quan trọng để duy trì chất lượng cao và sự hài lòng của khách hàng, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định và ngăn ngừa các trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn.